Einfach dargestellt, verwaltet und archiviert ein DMS digitale Dokumente, um in Unternehmen einen zentralen Zugriff darauf zu ermöglichen und sie schneller zu finden. Es gibt natürlich noch zahlreiche weitere Definitionen, die jedoch teilweise verwirrend sind.
Daneben gibt es Begriffe wie Enterprise Content Management (ECM), Enterprise Information Management (EIM) usw.
Vorteile eines DMS
Der Einsatz eines digitalen DMS öffnet Tür und Tor, um von zahlreichen Vorteilen zu profitieren.
Dies ist vor allem der Tatsache geschuldet, dass sämtliche Dokumente allen berechtigten Mitarbeitern zentral zur Verfügung stehen.
Der Zugriff auf ein DMS ist von mehreren Nutzern gleichzeitig und ortsunabhängig möglich.
Werden hingegen Dokumente papierbasiert aufbewahrt, kann immer nur ein Mitarbeiter auf diese zugreifen. Apropos zugreifen: Eine papierbasierte Ablage kann noch so gut organisiert sein.
Dennoch müssen Mitarbeiter in Aktenordnern, Hängeregistern oder Ähnlichem suchen. Wenn dann das gewünschte Dokument gefunden und aus der Ablage entnommen wurde, ist es für alle anderen nicht verfügbar.
Bei einem DMS hingegen genügt die Eingabe eines Suchbegriffs und das Dokument wird sofort angezeigt, und zwar unabhängig davon, ob es jemand anderer zeitgleich aufgerufen hat. Alle Dokumente sind lesbar und sicher aufbewahrt. Zudem lässt sich jede Änderung lückenlos nachvollziehen.
Das hilft nicht nur, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, sondern optimiert gleichzeitig die Arbeit im Unternehmen. Mehrere Nutzer können parallel und zudem ortsunabhängig auf die jeweils aktuelle Version zugreifen, wodurch unnütze und teure Doppelarbeit vermieden wird.
Die konkreten Vorteile im Einzelnen:
Zeit- und Kostenersparnis
In einem DMS sind sämtliche Dokumente und Informationen zentral vereint. Dort können sie
schnell gefunden und per Mausklick angezeigt werden. Das Suchen in Aktenordnern, E-Mail-
Postfächern oder in der Ablage von Kollegen entfällt.
Standortunabhängiges Arbeiten
Auch aus dem Homeoffice können Mitarbeiter auf sämtliche geschäftsrelevante Informationen
genauso schnell zugreifen wie im Büro.
Verbessern der Transparenz
Oft arbeiten mehrere Mitarbeiter an einem Dokument und nehmen Änderungen vor. Die Frage, die sich dann stellt, ist, welches die aktuelle Version ist. Wenn Mitarbeiter mit ihrer eigenen Ablage arbeiten, ist dies kaum nachvollziehbar. Dagegen stellt ein DMS sicher, dass alle Änderungen zentral vorgenommen werden und über eine Versionshistorie jederzeit transparent rückverfolgbar sind. So gehören Missverständnisse und lange Rückfragen der Vergangenheit an.
Unmittelbare Auskunftsfähigkeit
Sachbearbeiter können Kundenanfragen zu Bestellungen oder Rechnungen beantworten, auch wenn der zuständige Kollege nicht verfügbar ist. Dies wiederum trägt zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei.
Einhaltung von Fristen
Verträge rechtzeitig zu kündigen oder Rechnungen schnell zu bezahlen, um Skontomöglichkeiten zu nutzen, funktioniert nur dann, wenn die dazugehörigen Dokumente verfügbar sind und mithilfe einer Wiedervorlagefunktion rechtzeitig bearbeitet werden. Mit einem DMS kann diese Fristeinhaltung gewährleistet werden.
